Аудит, підбір системи та стратегія впровадження для торгової мережі з 40 точками
Аудит процесів та підбір системи
Мережа магазинів з 40 точками та 180 співробітниками проводила рік у спробах самостійно впровадити CRM — двічі змінювали систему, витрачали бюджет і гальмували продажі. Ми зайшли як незалежні консультанти: за 6 тижнів провели повний аудит процесів, перемалювали потік від заявки до продажу, вибрали систему під реальні задачі і написали покрокову дорожню карту впровадження з фіксованими термінами і бюджетом.
Починаємо не з системи, а з людей. 18 інтерв'ю по 45–60 хвилин: касири, товарознавці, закупівельники, керівники відділів, бухгалтерія. У кожного питання — «Покажіть, як ви це робите прямо зараз» замість «розкажіть, як ви працюєте». Різниця — колосальна: люди описують ідеальний процес, а показують реальний — з листами у Telegram, ручними записами на стікерах і «а ось тут я передзвоню Олі».
Паралельно витягуємо дані з поточних систем: 12 місяців замовлень, рух товару, платежі, комунікації. Не для аудиту чесності — щоб побачити, де насправді втрачаються заявки і на якому кроці замовлення «зависають» найдовше.
На виході — чесна карта болю: не 40 проблем, а 7 ключових, які забирають більше 60% часу і дають збитки, які можна порахувати в грошах.
Складаємо довгий список (long-list) із 14 варіантів: українські рішення (KeyCRM, OneBox, Продажи CRM, Sitniks), міжнародні (Zoho, HubSpot), галузеві (retailCRM), ERP (Odoo, Bitrix24). Відкидаємо 8 за об'єктивними причинами — немає критичного функціоналу, сирий український локалі, неадекватна модель ліцензування для 180 користувачів.
Шорт-лист з 6 систем тестуємо не за демо-відео, а на справжніх даних клієнта. Імпортуємо 1000 реальних замовлень, проходимо 5 сценаріїв: прийом заявки, проведення продажу, повернення, акція, інвентаризація. Фіксуємо кожне місце, де система «зашпорталася».
Пишемо чесний звіт: що точно підходить, що майже підходить і де компроміс, що не підходить і чому. Без рекламних штампів. Клієнт отримує обґрунтоване рішення, а не думку підрядника з комерційним інтересом.
План впровадження пишемо не як «запустимо за 3 місяці», а як критичний шлях з явними залежностями. Що залежить від чого. Що можна робити паралельно. Де вузькі місця, які не можна обійти. Кожен пункт має відповідального, термін і контрольну точку для перевірки.
Бюджет розкладаємо по категоріях з діапазонами «мінімум — оптимум — максимум». Клієнт бачить: якщо скоротити бюджет на Х — ось що втратимо. Якщо додати — ось що виграємо. Жодних фіксованих сум без пояснення звідки вони.
Окремо — план переходу людей. За досвідом, провал 7 із 10 впроваджень — не технічний, а організаційний. Хто саме розповідатиме команді «як тепер», які метрики покажуть, що люди прийняли систему, що робити з тими, хто не прийняв.
Фінальна зустріч — не презентація на 2 години з 78 слайдів. Проводимо сесію з керівниками, де проходимо роадмеп по пунктах і чесно обговорюємо кожен ризик. Записуємо всі питання, доповнюємо документ.
Клієнт отримує пакет: карту процесів, матрицю вибору системи, роадмеп, бюджет, план переходу людей і виконавчий звіт. Це не слайди, а робочі документи в Notion і Miro, які легко редагувати і показувати іншим підрядникам.
Протягом наступних 3 місяців — безкоштовна години підтримки на тиждень: клієнт приходить з питаннями по ходу впровадження, ми допомагаємо приймати рішення. Не продаємо впровадження самі — клієнт вільний обирати будь-якого виконавця.
Детальна схема як компанія працює зараз: хто, коли і в якій системі торкається замовлення. Підсвічені дублювання, ручні операції і місця, де дані не доходять до обліку.
Порівняльна таблиця 6 CRM/ERP за 22 критеріями: функціонал під конкретні процеси клієнта, вартість володіння на 3 роки, складність інтеграції, залежність від вендора, досвід команд.
Покроковий план на 4 місяці з відповідальними, термінами та контрольними точками. Критичний шлях виділено окремо — що не зробиш першим, провалить решту.
Калькулятор вартості з розбивкою: ліцензії, кастомізація, інтеграції, навчання, підтримка. Клієнт бачить куди піде кожна гривня ще до підписання договору.
Окремий розділ — як зробити так, щоб команда не саботувала нову систему. Хто, кого і коли навчає, як відстежувати прийняття, які метрики вважати успіхом переходу.
Фінальний документ на 12 сторінок для власника і правління: проблема, рекомендація, ROI за 18 місяців, ризики, наступні кроки. Без води і технічного жаргону.
Вибирали за надійністю, швидкістю інтеграції та вартістю підтримки — не за модою.
Ми двічі вже пробували впровадити CRM і двічі спалились. Nexity не продавали нам «своє» рішення — зайшли як незалежний експерт, розібрали все по поличках і чесно сказали, чому попередні підрядники не впорались. Вперше за півтора року відчуваю, що у нас є план, якому можна довіряти.
Розкажіть задачу — запропонуємо підхід, орієнтовні терміни та бюджет безкоштовно.
Залишити заявку